Regulamin uczestnictwa
w Kongresie Praktyki Weterynaryjnej
„Współczesna Weterynaria” 2026
ŁÓDŹ 25-26.04.2026 r.
1. Postanowienia ogólne
1.1. Kongres Praktyki Weterynaryjnej „Współczesna Weterynaria” zwany w dalszej części Regulaminu
Kongresem odbywającym się w dniach 25-26.04.2026 roku w Expo – Łódź w przy al. Politechniki 4,
93-590 Łódź.
1.2. Organizatorem Kongresu jest Expo-Łódź Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, Al. Politechniki 4, 93-590
Łódź , REGON 001412609, NIP 7250005516, KRS 0000069123.
Współorganizatorami Kongresu są: Warszawska Izba Lekarsko-Weterynaryjna i Łódzka Izba Lekarsko-
Weterynaryjna.
1.3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie
i obowiązują wszystkich Uczestników.
1.4. Uczestnikami Kongresu są lekarze weterynarii, technicy weterynarii, studenci wydziałów
medycyny weterynaryjnej oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką Kongresu oraz
Sponsorzy i Wystawcy (ich przedstawiciele), którzy zgłosili swoje uczestnictwo w Kongresie
oraz uiścili opłaty w wysokości określonej przez Organizatora.
1.5. W ramach Kongresu odbywają się wykłady, sesje, warsztaty specjalistyczne, szkolenie oraz Targi
Medycyny Weterynaryjnej Vet-EXPO.
1.6. Tematyka i rozkład czasowy odbywania się wykładów i warsztatów zawarte są w programie
Kongresu dostępnym na stronie internetowej Kongresu.
1.7. Kongres jest wielosesyjny i poszczególne wykłady oraz warsztaty zawarte w programie Kongresu
odbywają się równolegle (w tym samym czasie) w różnych salach wykładowych.
1.8. Uczestnikowi przysługuje wolne prawo wyboru wykładów, w których zamierza uczestniczyć
w ramach opcji uczestnictwa, którą wybrał i za którą uiścił opłatę.
1.9. Poszczególne sale wykładowe mają ograniczoną ilość miejsc siedzących.
1.10. Oficjalny serwis internetowy kongresu znajduje się pod adresem http://www.vet-
expo26.syskonf.pl, www.vet-expo.pl / adres email do kontaktów: p.tokarski@expo-lodz.pl
2. Zasady Uczestnictwa i odwołania Uczestnictwa
2.1. Warunkiem udziału w Kongresie jest:
2.1.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego
dostępnego na stronie internetowej Kongresu i targów, imiennych list grup zoorganizowanych.
2.1.2. Organizator dopuszcza możliwość zgłoszenia się Uczestnika w dniach Kongresu i wniesienia
opłaty za uczestnictwo, jeśli umożliwia to ilość miejsc dopuszczalnych. Organizator jednak
nie gwarantuje Uczestnikowi otrzymania materiałów kongresowych oraz lunchu. Opcja ta nie dotyczy
zgłoszenia uczestnictwa w warsztatach kongresowych.
2.1.3. Uregulowanie opłaty w wysokości podanej przez Organizatora za wybraną przez Uczestnika
opcję uczestnictwa w Kongresie w terminie na max. 7 dni przed Kongresem.
2.1.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne bądź ograniczenia
techniczne występujące na sprzęcie komputerowym, z którego korzysta Uczestnik, a które
uniemożliwiają Uczestnikowi korzystanie z usług oferowanych przez Organizatora.
2.2. Opłatę za Kongres należy przesłać na konto Organizatora wg tabeli opłat i opcji znajdującej się na
stronie internetowej Kongresu.
2.3. Po zaksięgowaniu wpłaty Uczestnika Organizator wystawi fakturę VAT za udział w Kongresie
zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT z danymi podanymi przez uczestnika w formularzu
zgłoszeniowym, które powinny być zgodne z danymi CEIDG/KRS.
2.4. Dane do faktury VAT podane w formularzu zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne. Faktura
VAT zostanie wysłana do Uczestnika w wersji elektronicznej na podany adres e-mail.
2.5. Do wejścia na wykłady w dniach 25-26.04.2026 roku r., Targi Współczesna Weterynaria”, lunch
w dniu 25-26 kwietnia 2026 r. upoważnione będą jedynie osoby zarejestrowane i posiadające identyfikatory kongresowe ( plus karty lunchowe), a w przypadku uroczystego bankietu
w dniu 25 kwietnia 2026 r., posiadające zaproszenie.
2.6. Zagubienie lub zniszczenie identyfkatora kongresowego uniemożliwia wejście na wykłady
w dniach 25-26 kwietnia 2026 roku, Targi Współczesna Weterynaria, lunch w dniu 25-26 kwietnia
2026 r. Zagubienie zaproszenia uniemożliwi wejście na uroczysty bankiet w dniu 25 listopada 2026 r.
2.7. Uczestnik może uzyskać duplikat identyfkatora kongresowego w recepcji Kongresu
po zweryfkowaniu danych osobowych. Duplikaty zaproszeń na uroczysty bankiet nie będą
wydawane.
2.8. Każdy Uczestnik otrzyma zaświadczenie udziału w Kongresie drogą elektroniczną na podany
w zgłoszeniu adres poczty elektronicznej.
2.9 Za udział w dwóch dniach Kongresu Uczestnik otrzymuje 40 punktów edukacyjnych kształcenia
ustawicznego lekarzy weterynarii. Za udział w warsztatach kongresowych Uczestnik otrzymuje od 15
do 25 punktów edukacyjnych w zależności od warsztatów, w których uczestniczy.
2.10. Punkty edukacyjne kształcenia ustawicznego lekarzy weterynarii są naliczane w oparciu
o zarejestrowane listy obecności, które rejestrują faktyczny udział uczestników w sesjach
warsztatowych oraz wykładowych.
2.11. Koszt pobytu, noclegów i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
2.12. Uczestnicy samodzielnie dokonują rezerwacji noclegów, kontaktując się bezpośrednio
z hotelem.
2.13. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Kongresie w przypadku, gdy nie
uregulował on opłat za udział w Kongresie, w terminach określonych przez Organizatora ( możliwość
wniesienia opłaty na miejscu po wcześniejszym poinformowaniu Organizatora).
2.14. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń Uczestnictwa w Kongresie upływa w dniu 15 kwietnia
2026 r. Po tym terminie potencjalny Uczestnik może zgłosić swoje uczestnictwo w Kongresie
na zasadach określonych w pkt. 2.1.2.
2.15. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Kongresie. Rezygnacja Uczestnika z udziału
w Kongresie winna być przesłana w formie pisemnej email lub telefonicznie.
2.16. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie przysługuje mu zwrot:
2.16.1 Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji wcześniej, niż w 30-tym dniu (tj.
do 25.03.2026 przed rozpoczęciem Kongresu, Organizator, pod warunkiem otrzymania wpłaty za
udział, zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15% wartości
całości opłaty ( opłata manipulacyjna). Zwrot pomniejszonej wpłaty nastąpi do 30 dni od zakończenia
Kongresu.
2.16.2 Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 30-tym dniu przed rozpoczęciem
Kongresu lub później, a zarazem wcześniej niż w 14-tym dniu przed rozpoczęciem Kongresu,
Organizator zatrzymuje 30% wartości całości opłaty. Zwrot pomniejszonej wpłaty nastąpi do 30 dni
od zakończenia Kongresu.
2.16.3 W przypadku, gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 14-tym dniu przed
rozpoczęciem Kongresu lub później, Organizator zatrzymuje całą otrzymaną opłatę, a jeżeli jej jeszcze
nie otrzymał – może jej żądać, wraz z odsetkami ustawowymi.
2.17. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od niego niezależnych.
Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
2.18. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Kongresu z przyczyn od niego
niezależnych. W takim przypadku rezygnacja z Uczestnictwa w Kongresie może odbyć się
bezkosztowo. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez
Uczestnika w związku z udziałem w Kongresie.
2.19. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania warsztatów/wykładów na 10 dni przed dniem
ich odbywania się w przypadku braku wystarczającej ilości uczestników oraz w innych przypadkach
losowych wskazanych w zawiadomieniu o odwołaniu. Warsztaty/wykłady mogą zostać odwołane za
pomocą poczty elektronicznej wysłaniem wiadomości na adres poczty elektronicznej uczestnika
podanym w zgłoszeniu Uczestnika. Jeżeli warsztaty/wykłady zostają odwołane, Uczestnik otrzymuje
pełny zwrot wniesionej opłaty za warsztaty w terminie 21 dni roboczych od momentu odwołania
warsztatów/wykładów. W przypadku odwołania warsztatów Organizator nie pokrywa kosztów
dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z udziałem w warsztatach/wykładach.
2.20. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe lub niepełne dane zawarte w
zgłoszeniach Uczestników. (np. w sytuacji, kiedy Uczestnik podaje nieaktualny/błędny adres do
korespondencji, adres e-mail, telefon, nazwisko, niepełne dane do Faktury VAT).
2.21. Treści przekazywane w trakcie warsztatów i wykładów dostępne Uczestnikom Kongresu są
własnością intelektualną wykładowcy lub prowadzącego warsztaty i objęte są prawem autorskim. Na
wszystkich wykładach i warsztatach obowiązuje zakaz rejestracji ich treści przy pomocy urządzeń
rejestrujących głos i obraz. Uczestnik – pomimo zakazu – rejestrujący treść wykładu lub warsztatu
przy pomocy urządzeń rejestrujących głos lub obraz naraża się na konsekwencje prawne.
3. Informacje o Wystawcach podczas Kongresu
3.1. Pomieszczenia przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla Wystawców są wyraźnie
oddzielone od pomieszczeń, w których będą prowadzone wykłady i warsztaty.
3.2. Wystawcy mogą prowadzić działania marketingowe podczas wykładów i warsztatów, pod
warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani, a pomieszczenia wykładowe przeznaczone na te
działania są wyraźnie oznaczone i zostało to uzgodnione z Organizatorem.
3.3. Wystawcy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą prowadzić działań marketingowych
wobec Uczestników Kongresu, które są nieetyczne lub naruszają normy prawne i obyczajowe.
3.4. Przebywanie Uczestników w miejscu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze
jest dobrowolne.
3.5. Organizator Kongresu nie ponosi odpowiedniość za formę i instrumenty przekazu
marketingowego, który kieruje Wystawca do osób przebywających w pomieszczeniach
przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.
4. Ceny i warunki płatności
4.1. Opcje uczestnictwa, ceny oraz warunki płatności za uczestnictwo w Kongresie zamieszczone
są na stronie internetowej Kongresu i są cenami brutto.
4.2. Świadczenia przysługujące Uczestnikowi – w ramach wybranej opcji uczestnictwa w Kongresie
i wniesionej opłaty – określone są w informacji o Kongresie na stronie internetowej Kongresu oraz
w Formularzu Uczestnictwa w Kongresie znajdującego się również na stronie internetowej Kongresu.
4.3. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot indywidualny (osoba fizyczna, osoba prawna), którego dane zawarte są w Formularzu Uczestnictwa w Kongresie lub Wystawca, który sponsoruje uczestnictwo w Kongresie wybranym przez siebie Uczestnikom i przekazuje Organizatorowi listę sponsorowanych uczestników.
4.4. Wystawca oprócz przekazania Organizatorowi imiennej listy sponsorowanych uczestników Kongresu zobowiązany jest dokonać ich rejestracji w „Formularzu Rejestracyjnym Kongresu” dostępnym na stronie internetowej Organizatora www.vet-expo26.syskonf.pl .
4.5. Brak uregulowania należności za udział w Kongresie w terminie podanym na stronie internetowej Kongresu, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy, bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej.
5. Reklamacje
5.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Kongresu wobec Organizatora powinny być zgłaszane
w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Organizatora bądź na adres mailowy.
5.2. Reklamacje Uczestników Kongresu mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Kongresu.
5.3. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
6. Postanowienia końcowe
6.1. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
6.2. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Kongresie, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Kongresu.
6.3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
6.4. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej Kongresu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzeganie przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
6.5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
6.6. Dane osobowe uczestników Konkursu będą przetwarzane zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. (Dz. U 2018 poz.1000 z dnia 24 maja 2018) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Organizator Kongresu nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres emailowy) traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorami Kongresu.
6.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Kongresu.
6.8. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Kongresem, jak również w miejscach zakwaterowania.
Regulamin obowiązuje od września 2025 roku.
Organizatorzy.